关于印发《广州中医药大学 外来文件使用和管理办法》的通知

广中党密〔2014〕4号

关于印发《广州中医药大学

外来文件使用和管理办法》的通知

各二级单位党委（党总支）、直属党支部，各院、所，各直属单位、党政职能部门:

现将《广州中医药大学外来文件使用和管理办法》印发给你们，请结合实际，贯彻执行。

中共广州中医药大学委员会

2014年3月25日

广州中医药大学外来文件使用和管理办法

外来文件是指通过发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取的公文。包括文书、电报、信函、内部刊物、资料和其他文字资料。为保证我校外来文件安全、高效流转，特制定本办法。本办法仅适用于非秘密文件。秘密文件和密码电报遵照专用管理办法执行。

一、文件的接收、分流与拟办

所有外来文件均移交或直接由学校保密室接收，由指定的工作人员对收文进行分类筛选。需要传阅的文件由工作人员打印"广州中医药大学文件批阅表"，装订在文件首页，然后根据文件性质分送党办主任或校办主任拟办。两办主任拟出建议性的处置意见，供校领导审核。无需传阅的公文直接分送相关领导或有关部门阅知办理，并履行签收手续。

二、文件的登记

两办主任拟办后，交由学校保密室工作人员登记，登记内容包括：收文时间、文件编号、制文时间、文件标题、批办领导、承办部门。

三、文件传阅

文件由党办工作人员送校领导批示后，再传承办部门阅办。承办部门负责人负责牵头阅办，并在"批阅表"的"承办意见"栏填写承办意见或结果。各部门应指定固定工作人员负责本部门文件的签收、登记和归还。非急件应在3天内归还，由党办工作人员签收；急件或有办结日期的文件由党办工作人员复印或传电子文件给承办部门，承办部门经向相关领导请示后先行办理，原件按拟办意见顺序呈送。文件不得横传。

四、文件的催办和督办

党办负责党务文件的催办和督办，校办负责行政文件的催办和督办。两办根据文件的办结时限、办理要求和领导批示等相关要求，根据工作需要，填写"文件催办单"记录在案，作为催办依据。定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转。

五、文件处置

文件阅办完毕后交回党办处置。有文号、无文号但内容重要的文件，均需电子归档至"南大之星档案管理系统"。纸质文件按来文单位、文号等分类整理，第二年初移交学校档案室。无文号的信函、通知等文件暂存，两年后销毁。